証憑電子保存サービス連携ヘルプ

はじめに

証憑電子保存サービス連携は、MakeLeapsで発行した書類と、取引先名、取引日、金額といった、電子帳簿保存法に必要な書類の証憑情報を、証憑電子保存サービスに連携し管理することを実現する機能です。
MakeLeapsで取引先に書類を送付するか、「発行書類控えを保存」にチェックを付けて送付済みとした際に、発行書類控えとして証憑情報が保存されます。これを使用して、書類とともに証憑電子保存サービスに連携をおこないます。

前提条件

書類タイプと連携件数において、下記条件があります。

書類タイプ

連携対象となる書類タイプとそれぞれに対応して証憑電子保存サービスに登録される書類タイプは下記となります。
発注書（自社宛）、作業報告書、検収書は連携対象外となります。

（*注）フォルダ設定でカスタム証憑のいずれかに割り当てる必要があります。設定方法については支払通知書の証憑フォルダを設定するを参照ください。

※証憑電子保存サービスにおいて、「設定」－「一般」画面にある「発行証憑フォルダ設定」の「利用」チェックが外れていると連携できません。
当該書類の「利用」チェックを付けてから再連携してください。

連携件数

一度に連携できる件数の上限は500件となります。
MakeLeapsからデータを取得する際、501件以上対象がある際は、複数回に分けて連携をおこなってください。

アプリの起動と認証

1. MakeLeapsへログイン後「自社情報」を選択し、「連携済みアプリ」のページを開きます。
2. 表示された連携済みアプリの中から「RICOH証憑電子保存サービス」を選びます。
3. 認証をクリックします。
4. 接続する企業を選択し、認証をクリックします。
5. 認証に成功するとアプリの画面が表示されます。

連携鍵を設定する

初期設定として、証憑電子保存サービスに連携するため、連携鍵の設定をおこなう必要があります。

連携鍵の作成および設定

MakeLeapsと証憑電子保存サービスを連携するには、「連携鍵」が必要となります。「連携鍵」は証憑電子保存サービス側で生成します。

【証憑電子保存サービス側作業】

1. 左下にある「システム連携」をクリックします。
2. 右に表示される「＋連携システムを追加」ボタンを押すと、「連携システムを追加」ダイアログが表示されます。
   ※ユーザーロールが管理者で、かつユーザー管理画面において「アプリ管理者」にチェックが付いていないユーザーには「＋連携システムを追加」ボタンは表示されません。
   ボタンが表示されないとき、ユーザー管理画面の一番右にある「アプリ管理者」欄をご確認ください。
3. 連携システム名を記載し、「鍵を発行」ボタンを押すと、システム連携設定一覧に鍵が表示されますので、システム名の右に表示されるこの64桁の文字（連携鍵）をコピーします。
   ※下に表示されているように、一度このページを離れると鍵を表示できなくなります。コピーする前にページを離れて表示されなくなった際は、一旦削除してから再登録してください。

【MakeLeaps（証憑電子保存サービス連携機能）側作業】

1. 「システム連携設定」タブを開きます。
   「連携鍵」欄に、コピーした連携鍵を添付し、「登録」ボタンを押します。これで連携鍵の設定は完了し、証憑電子保存サービスへ連携できるようになります。

証憑電子保存サービスに連携する

MakeLeapsから発行書類控えを取得する

1. 「証憑電子保存サービス連携」タブを開きます。 ※タブを開いた時点で、下記に示すデフォルトの検索条件で、連携対象のデータを自動で検索します（検索実行中にキャンセルボタンを押すと、検索を途中でキャンセルできます）。
   【デフォルト検索条件】
   ①未連携データ（連携済のデータは自動で連携対象外となります）
   ②保存日が前月1日から当日までのデータ　例）処理日が7/20の場合、6/1-7/20
   ③過去に送信エラーとなり未連携のデータ
   
   保存日ではなく発行日（取引日）でデータを抽出したいときは、ラジオボタンの「発行日（取引日）」を選択し、日付を設定してから検索ボタンを押してください。
2. 検索が完了すると、件数と発行書類控え一覧が表示されるので確認します。
   連携対象データを変更したい場合は、書類タイプ、保存日付を指定し直すことで再検索ができます。

発行書類控えを証憑電子保存サービスへ送信する

1. 画面下部の「事業年度」を選択し、「証憑電子保存サービスへ連携」ボタンを押すと、確認ダイアログが表示されるので、ここで「OK」を押すことにより証憑電子サービスへのデータ連携が開始されます。
   なお、証憑電子保存サービスにおいてグループが登録がされていると、「グループ」欄が表示されるので、いずれかのグループを選択してから「証憑電子保存サービスへ連携」ボタンを押してください。
   
   グループが登録されていないとき グループが登録されているとき ※ブラウザのポップアップブロックが設定されていると、証憑電子保存サービスへの認証ページが開けません。解除してから再度実施してください。
2. 処理が開始され、下記のようなダイアログが表示されます。ここに記載されているように、処理を受け付けるまでページを閉じないでください。処理が中断されてしまいます。
   処理の受付が完了すると、下記のダイアログが表示されます。
3. 実際のデータ連携処理はバックグラウンドで実施していますので、連携結果タブで結果を確認します。
   「連携結果」タブを開きます。 検索条件を変更するなどして、連携した結果を確認し、結果欄に「失敗」が表示される場合、詳細欄のメッセージを確認し、ネットワークの状態などを確認したうえ再連携してください。

支払通知書の証憑フォルダを設定する

MakeLeapsの支払通知書に対応する証憑が証憑電子保存サービスには存在しません。そのため、証憑電子保存サービスにおいて、支払通知書に該当する証憑フォルダを設定する必要があります。

【証憑電子保存サービス側作業】

1. メニューの「設定」にある「一般」をクリックします。
2. 右の下方に表示される「発行証憑フォルダ設定」において、各証憑の名称が設定できます。右の列にカスタムのものがありますので、ここに支払通知書に該当する名称を設定してください。「支払通知書」という名称でなくてもよく（ただし全角5文字以下）、また、どのカスタム項目でもかまいません。
3. 画面最下方にある「保存」ボタンで設定を保存してください。

【MakeLeaps（証憑電子保存サービス連携機能）側作業】

1. 「システム連携設定」タブを開きます。
   「フォルダ設定」欄の「変更」ボタンを押し、「支払通知書」のリストから証憑電子保存サービスにおいて設定したカスタムの証憑フォルダを選択してください。
2. 「保存」ボタンで設定を保存してください。
   これで、証憑電子保存サービスの指定フォルダに支払通知書に該当する書類が連携されるようになります。

特定の書類を証憑電子保存サービス連携対象から除外する

1. 一覧における、各書類の右端にある「✕」マークを押すと、証憑電子保存サービス連携の対象から除外することができます。
2. 画面下部右にある「除外済み書類一覧」をクリックすると、除外した書類一覧画面が表示されます。ここで、各書類の右端にある「復元」を押すことにより、除外した書類を元に戻すことができます。
   誤って除外してしまった際などにお使いください。

証憑電子保存サービスにおける登録内容

1. 証憑電子保存サービスにおいて、登録内容は下記のとおりとなります。
   ・証憑種別
   　－発注書（取引先宛）：注文書(控)
   　－見積書：見積書(控)
   　－注文請書：注文請書(控)
   　－納品書：納品書(控)
   　－支払通知書：カスタム（*注）
   　－請求書：請求書(控)
   　－領収書：領収書(控)
   （*注）フォルダ設定でカスタム証憑のいずれかに割り当てる必要があります。設定方法については支払通知書の証憑フォルダを設定するを参照ください。
   
   ・授受形式
   　－セキュア送信：電子
   　－郵送：紙
   　－送付済・MakeLeaps外から電子送付：電子
   　－送付済・MakeLeaps外で紙原本を送付：紙
   　－取引先受信箱：電子
   
   ・事業年度：連携時に選択した年度
   
   ・グループ：連携時に選択したグループ
   　(証憑電子保存サービスでグループが登録されているとき)
   
   ・取引先名：MakeLeapsにおける取引先名
   
   ・取引日：発行日（取引日）
   
   ・合計金額：取引金額（外貨のときは0）
   
   ・帳簿ID：書類番号
   
   ・メモ
   　－1行目：外貨の際、通貨と取引金額（外貨でなければ省略）
   　－2行目：書類外部ID（存在しなければ省略）
   　－3行目：保存日時
   　－4行目：送信者
   　－5行目：送付手段
   　－6行目："MakeLeaps連携"（固定文言）
   
   ※日本円のときステータスは完了として連携され、外貨のときステータスは未完了として連携されます。外貨は、外貨から日本円に換算して合計金額に記載してから完了とすることを想定しているためです。